Nemusíte se obávat časové náročnosti procesu ani možných komplikací, které by vás mohly potkat. V tomto článku vás na implementaci připravíme a ukážeme vám, jak se vypořádat s překážkami, které vás mohou překvapit.
Důležité je sestavit interní realizační tým
Před zahájením vlastní implementace vyčleňte pro projekt interní tým lidí. Je také potřeba si ujasnit, kdo se bude o systém starat po jeho zprovoznění. Pokud to budou vaši interní zaměstnanci, je důležité, aby prošli celým procesem společně s dodavatelem a sledovali technické pozadí nebo administraci systému. Pokud chcete nechat správu systému na dodavateli, stačí do procesu zapojit projektového manažera, který stanoví priority a dohlédne na jejich plnění.
Vyhraďte si dostatek času na implementaci systému
V úvodu jsme zmínili, že implementace je časově náročný proces. Počítejte s rozmezím 3 měsíců až 1 roku. Délka doby však závisí na typu zvoleného systému a také na stavu dat, která je třeba do systému přemigrovat. Je také rozdíl, zda implementujete hotové, tzv. krabicové řešení, nebo zda zvolíte systém vyvinutý na míru. Před zahájením implementace s vámi dodavatel vše projde.
Se správnou přípravou zvládnete vše
Ačkoli to vypadá náročně, nemusíte si s implementací dělat starosti. Pokud si na to vyčleníte dostatek času a implementační tým, který bude s dodavatelem aktivně komunikovat, lze vše dobře zvládnout. Nezapomeňte počítat s časovou rezervou, která vás zachrání v případě neočekávaných problémů. Celý proces lze měnit a upravovat za chodu, takže pokud během implementace zjistíte, že potřebujete funkce, které jste do zadání nezahrnuli, vše lze ještě změnit. Je velkou výhodou, pokud se s dodavatelem dohodnete na agilním přístupu, protože získáte rychlejší zpětnou vazbu a reakci na změny.
Vyhněte se těmto chybám
I když budete mít vše připraveno tak, aby implementace proběhla co možná nejplynuleji, mohou vás překvapit neočekávané problémy. Ty obvykle závisí na chybách, kterých se můžete dopustit nedopatřením. Ze zkušenosti víme, že zákazníky v procesu implementace nejčastěji překvapí právě tohle:
• Vybraný projektový manažer není dostatečně zkušený a nedokáže se o projekt komplexně postarat.
• Doporučení dodavatele jsou od počátku ignorována, a projekt je proto špatně nastaven.
• V počáteční fázi projektu zjistíte, že nemáte dostatek času nebo lidských zdrojů.
• Máte špatně nastavené cíle a priority, nekomunikujete s dodavatelem a komplikujete mu práci.
Pokud se zaměříte na detaily a předem se připravíte na to, co vás čeká, může implementace proběhnout bez větších komplikací. Myslete na to, že se nakonec jedná o komplexní systém, který vám pomůže zefektivnit firemní procesy a přinese vám řadu výhod. Proto berte celý proces implementace jako výzvu, která vám přinese kýžené ovoce.
